KAIZEN Trong sản xuất

Sơ lược về Kaizen

KAIZEN không phải công cụ, không phải kỹ thuật. KAIZEN là một triết lý trong quản lý của người Nhật. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai- liên tục và zen – cải tiến

Xuất phát từ suy nghĩ rằng “trục trặc” có thể nảy sinh liên tục ở bất kỳ thời điểm nào, bộ phận nào của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, người Nhật đề ra triết lý quản lý KAIZEN với nội dung 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật) để khắc phục các “trục trặc” này

KAIZEN không đòi hỏi vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu sự cam kết và nỗ lực ở mọi cấp của doanh nghiệp (đặc biệt là cấp lãnh đạo).

Các yếu tố quyết định sự thành công của Kaizen và 5S:

  • Cam kết của lãnh đạo cao nhất
  • Vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm
    Sự nỗ lực tham gia của mọi người
  • Việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.

Mười nguyên tắc của KAIZEN

Tập trung vào khách hàng:
– Nguyên tắc bất biến: sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
– Mục tiêu: tập trung cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng.
– Loại bỏ mọi hoạt động không tạo nên giá trị gia tăng cho sản phẩm và không nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.

Luôn luôn cải tiến:
– Nguyên tắc: hoàn thành không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là chuẩn bị chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
– Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai.
– Tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới.

Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”:
– Phương châm “lỗi do tôi, thành công do tập thể”, quy trách nhiệm đúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân, cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
– Không báo cáo, xin lỗi vì những lý do không chính đáng như: trời nắng, trời mưa, điều kiện nghèo nàn …
– Dám nhìn thẳng vào sai sót để phát huy năng lực của mỗi thành viên cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm tốt nhất có thể …

Thúc đẩy môi trường văn hóa mở:
– Xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo tiêu chí «doanh nghiệp duy nhất cho sản phẩm» trên thị trường.
– Xây dựng tốt hệ thống thông tin nội bộ, trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.

Khuyến khích làm việc theo nhóm:
– Tạo dựng các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty.
– Phân quyền, quy định nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho các thành viên trong nhóm.
– Tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.

Quản lý các dự án kết hợp các bộ phận chức năng:
– Theo nguyên tắc này, các dự án được lập kế hoạch và thực hiện trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hơp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực bên ngoài.

Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn:
– Không tạo dựng quan hệ đối đầu hay kẻ thù.
– Tăng cường đầu tư các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khoá đào tạo cho người quản lý và lãnh đạo, góp phần quan trong để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài trong công ty.

Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác:
– Tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội.
– Hy sinh quyền lợi bản thân để có sự đồng nhất với đồng nghiệp và cương lĩnh của công ty.
– Luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính riêng, đặt lợi ích công việc lên trên hết.

Thông tin đến mọi nhân viên:
– Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại.
– Nhân viên không thể đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công ty.
– Duy trì việc chia sẻ thông tin cho mọi nhân viên chính là một phương thức san sẻ khó khăn, thách thức của công ty cho mỗi thành viên.

Thúc đẩy năng suất và hiệu quả:
– Thông qua tổng hợp các phương pháp:

  • Đào tạo đa kỹ năng
  • Khuyến khích và tạo động cơ làm việc
  • Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc
  • Phân quyền cụ thể
  • Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định
  • Tạo điều kiện tiếp cận và sử dụng nguồn lực, khuyến khích
    nhân viên đưa ra ý kiến phản hồi
  • Luân chuyển công việc và khen thưởng kịp thời

Ứng dụng

Kaizen không còn gói gọn ứng dụng trong ngành sản xuất mà ngày nay hầu hết mọi ngành nghề, lĩnh vực đều có thể áp dụng được thuyết Kaizen. Các doanh nghiệp có thể cải tiến hiệu quả làm việc thông qua quá trình thực hiện Kaizen mỗi ngày hoặc những lần cải tiến lớn.Thực hiện Kaizen hằng ngày (Daily Kaizen) là bạn đang tuân thủ theo quy tắc cải tiến liên tục trong Kaizen. Tất cả những người tham gia vào quy trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ dù ở cấp bậc nào cũng luôn được khuyến khích cải tiến liên tục các quy trình đang thực hiện hằng ngày. Một thay đổi nhỏ mỗi ngày có thể giúp doanh nghiệp tăng tốc hoặc cải thiện quá trình hoạt động.

Hầu hết các nhà sản xuất vừa và nhỏ sử dụng Kaizen đều sử dụng Daily Kaizen để cải tiến liên tục mỗi ngày. Tuy nhiên, Kaizen cũng có thể được sử dụng để giải quyết vấn đề sản xuất hoặc quy trình làm việc còn tồn đọng lâu dài.

Cụ thể, với các vấn đề lớn doanh nghiệp nên tổ chức cuộc họp giữa các nhà quản lý và công nhân để tìm ra vấn đề và các giải pháp khắc phục ngay. Hoạt động này được thường thực hiện theo quy trình:

  • Những người tham gia xác định và định lượng một vấn đề trong doanh nghiệp.
  • Suy nghĩ và đưa ra những ý tưởng để cải tiến.
  • Thực hiện các cải tiến và sau đó đo lường quy trình làm việc hoặc chất lượng mới.
  • Báo cáo kết quả cuối cùng, sau đó xác định bất kỳ thay đổi bổ sung nào mang lại hiệu quả có thể được thực hiện ngay lập tức thì ưu tiên thực hiện.

Trong khi các cải tiến Kaizen hàng ngày có thể dẫn đến những cải tiến dài hạn về chất lượng và hiệu quả cho các doanh nghiệp, thì các hoạt động cải tiến Kaizen lớn cũng có thể giúp doanh nghiệp bổ sung các ý tưởng cải tiến, sáng tạo bị bỏ sót trong quá trình triển khai Kaizen hằng ngày.

Lợi ích

Cải tiến liên tục cho sản phẩm, dịch vụ

Triết lý Kaizen khá hiệu quả trong việc cải tiến sản phẩm, dịch vụ, vì bạn có thể giải quyết ngay những vấn đề nhỏ làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình. Điều này giúp bạn giảm thiểu được những khuyết điểm của sản phẩm, dịch vụ khi đến tay khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng cho khách hàng, tăng giá trị thương hiệu, cải thiện doanh số và doanh thu cho doanh nghiệp.

Đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Duy trì lợi thế cạnh tranh cho riêng mình là ưu tiên hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp. Nhưng nếu đột nhiên đối thủ đầu tư mạnh để tạo nên sự đổi mới trong quy trình, sản phẩm, dịch vụ,… thì bạn có chắc chắn mình sẽ đủ sức để cạnh tranh?

Nhưng khi áp dụng Kaizen nghĩa là bạn đang âm thầm tạo nên lợi thế cạnh tranh cho riêng mình mỗi ngày. Những cải tiến nhỏ này sẽ tích lũy dần dần để tạo nên những lợi thế vượt trội sau này. Ngoài ra tư duy cải tiến liên tục trong Kaizen còn giúp bạn ngay lập tức xác định được vấn đề vấn đề tiêu cực và giải quyết chúng. Từ đây chất lượng sản phẩm, dịch vụ được nâng cấp và tốt hơn mỗi ngày sẽ giúp doanh nghiệp tăng cơ hội bán hàng, năng suất và doanh thu. Đây là lợi thế cạnh tranh cực kỳ nổi bật giữa bạn và đối thủ.

Liên tục cải tiến văn hóa doanh nghiệp

Với Kaizen, nhân viên có quyền đề xuất các thay đổi mang tính cải tiến tốt hơn cho doanh nghiệp. Điều này giúp họ hiểu được ý kiến ​​của họ là quan trọng. Đồng thời những đóng góp của họ nếu mang lại hiệu quả sẽ tạo ra cảm giác thỏa mãn, hài lòng và tự tin để cống hiến hơn. Từ đó văn hóa chia sẻ tích cực trong công ty được đề cao, tạo động lực để làm việc tốt hơn.

Tăng năng suất làm việc

Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, năng suất làm việc cũng luôn được khuyến khích để đạt được kết quả lớn với ít nguồn lực hơn. Đây luôn là vấn đề khó khăn và nan giải cho hầu hết các doanh nghiệp.

Tuy nhiên khi áp dụng Kaizen bạn có thể cải thiện năng suất bằng cách giảm thiểu các vấn đề, lỗi ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, từ đó thúc đẩy sản lượng chung của tổ chức. Ngoài ra những cải tiến trong văn hóa công ty tạo động lực để nhân viên nỗ lực nhiều hơn trong công việc. Điều này giúp tăng năng suất làm việc mà không cần bị ép buộc, khiển trách hoặc mua bằng tiền thưởng.

Tăng khả năng sáng tạo trong công việc

Bản chất của sự sáng tạo thường khó bó buộc trong một quy tắc cụ thể, cần tạo sự thoải mái nhất định. Cho nên phương pháp Kaizen rất phù hợp để thúc đẩy nhân viên sáng tạo ra những ý tưởng hay hằng ngày. Nó đòi hỏi họ phải tìm ra được giải pháp cho những vấn đề phát sinh khi làm việc. Điều này tạo ra một nền văn hóa sáng tạo, nơi mọi người được trao quyền để đưa ra những ý tưởng mới và chia sẻ chúng một cách cởi mở.

Triển khai Kaizen tại doanh nghiệp

Kaizen là triết lý luôn đề cao các sự cải tiến không ngừng nghỉ, chúng không phải là sự kiện xảy ra một lần duy nhất mà là cách tư duy có hệ thống của doanh nghiệp trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh. Phương pháp triển khai này thường được chia thành 6 bước như sau:

Đưa ra các ý tưởng Kaizen rồi chuẩn hóa chúngVới những hoạt động đơn giản, lặp lại ở nhiều quy trình, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, các cải tiến đơn giản và có thể lặp đi lặp lại có thể sẽ cải thiện các hoạt động cụ thể. Ví dụ, doanh nghiệp hãy đưa ra cách thức hiệu quả nhất để thực hiện việc giao ca và yêu cầu thực hiện các hoạt động đó theo trình tự mỗi lần.

Đo lường: Đảm bảo các quy trình được thực hiện hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu định lượng. Ví dụ, doanh nghiệp sẽ phải tính toán nhân viên của mình mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ khi áp dụng quy trình mới so với quy trình cũ? Đây là một số liệu mà dựa vào đó các nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ cải thiện của những thay đổi được đưa ra.

Đối chiếu: So sánh dữ liệu từ các phép tính với các thông số mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra. Doanh nghiệp nên đặt ra câu hỏi liệu quy trình mới có tiết kiệm thời gian trong khi vẫn hoàn thành kết quả cuối cùng mong muốn không?

Đổi mới: Liên tục tìm kiếm các cách mới và cải tiến để làm cùng một công việc và duy trì kết quả như mong đợi.

Chuẩn hóa (một lần nữa): Một khi số đông nhân viên hài lòng với một ý tưởng hoặc quy trình mới được thử nghiệm, hãy biến thành quy định để chúng được thực hiện dễ dàng và lặp đi lặp lại. Việc thực hiện các hành động này sẽ được theo dõi bởi tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.

Lặp lại: Bắt đầu tiếp cận lại các bước trên với một thay đổi mới.

Các bước triển khai trên là một ý tưởng không tồi để áp dụng triết lý Kaizen và ý tưởng cải tiến không ngừng trong doanh nghiệp. Cách tiếp cận này, suy cho cùng chỉ là biến một sự thay đổi nào đó trở thành lối tư duy của toàn bộ doanh nghiệp và biến điều đó trở thành điều hiển nhiên. Tuy các doanh nghiệp có thể sử dụng các bước trên một cách linh hoạt nhưng nên lắng nghe ý tưởng từ tất cả các bộ phận để có những điều chỉnh phù hợp

Kết luận

Hi vọng những kiến thức được cung cấp trên đây đã giúp bạn hiểu được khái niệm Kaizen gì? Vậy, doanh nghiệp của bạn đã thử áp dụng Kaizen để hỗ trợ quản trị sản xuất chưa? Nếu chưa, không bao giờ là quá muộn để tiến hành các hoạt động cải tiến trong doanh nghiệp để nâng cao năng lực quản trị và hiệu suất công việc. Hãy thử áp dụng Kaizen bắt đầu bằng việc loại bỏ những hoạt động thừa thãi và phân chia nhiệm vụ thành các đầu việc nhỏ hơn để có hiệu quả công việc cao hơn.